Se entiende por sistemas de información: Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Formarán parte de alguna de las siguientes categorías:
- Personas
- Datos
- Actividades
- Recursos materiales en general
Los sistemas procesan la información haciéndola accesible mediante la recuperación de datos.
La organizan y someten a mediación informática.
Existen para agrupar, almacenar, recuperar y facilitar el acceso a objetos potencialmente informativos.
Para manejar a información es necesario realizarla en un contexto social, económico y político.
2) ¿SOLO USAMOS UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?
No, existen diferentes sistemas que citaremos a continuación:
- Abstractos: los elementos que los constituyen son conceptos.
- Concretos: al menos dos elementos son objetos tangibles.
- Cerrados: sus límites son impermeables a la transmisión de matería, energía o datos.
- Abiertos: sus límites son permeables a la materia, la energía o los datos.
Cabe destacar el sistema de Debons, importante por ser un modelo teórico de información (siendo un sistema), que nos sirve como guía para su estilo, análisis y diseño.
Incluye elementos externos relevantes para los objetivos del sistema, como:
- El proceso de clasificarlos y categorizarlos.
- El modo de transmisión (movimiento de datos dentro y entre los componentes del sistema)
- El proceso se define en la ordenación, almacenamiento y recuperación de datos para su aplicación en la toma de decisiones o resolución de problemas.
3) CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS:
3.1) Según el tipo de mensaje:
- Volátil: conversación, medios de comunicación...
- Registrado: Información en documentos.
3.2) Según tipo de destinatarios:
- Dirigido al individuo: bibliotecas, centros de información...
- Dirigido a la masa: medios de comunicación de masas.
3.3) Según su estructura:
- Centralizado
- Descentralizado
3.4) Según la orientación de los receptores: Dirigidos a investigadores, a gestores o a una persona cualquiera.
3.5) Según el formato de presentación: Son los documentos, datos...
4) SISTEMAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL:
4.1) LA BIBLIOTECA:
Definición: Organismo, o parte de él, cuya principal función consiste en mantenerse, actualizarse y facilitar el uso de los documentos que precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de información, investigación, educativas o de esparcimiento, contando para ello con un personal especializado.
Los fondos suelen disponerse por temas, siguiendo alguna pauta normalizada. También se pueden ordenar por ingreso o alfabéticamente.
Tiene ayuda de sus índices para localizar la ubicación de la obra.
Dentro de sus funciones, destacan:
- educativa: donde las bibliotecas escolares juegan un papel importante.
- custodia: ya que conservan y mantienen un patrimonio cultural.
- centro de investigación: proporcionando acceso a la información para la investigación y la difusión de información.
4.2) EL ARCHIVO:
Archivo: se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. Dentro del archivo encontraremos:
- El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
- El lugar donde se custodia dicho fondo.
- La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
Tipos de archivos:
Archivos públicos:
- Administración central
- Administración autonómica
- Administración local
- Otros como parlamentos, universidades...
Archivos privados:
- Personales, nobiliarios, de empresas asociaciones...
- Eclesiásticos: diocesanos, parroquiales...
4.3) EL MUSEO:
Un museo es una institución pública o privada con o sin fines de lucro, al servicio de la sociedad y su desarrollo, que adquiere,donde se coleccionan y conservan objetos artísticos, científicos, y en general de valor cultural
Los museos exhiben colecciones, conjuntos de objetos e información que reflejan algún aspecto de la existencia humana o su entorno. Este tipo de colecciones, casi siempre valiosas, existió desde la Antigüedad.
Otlet en su tratado,defiene a la museología, como una parte de Documentación.
4.4) CENTRO DE DOCUMENTACIÓN:
Presenta una variada denominación como un servicio de documentación, centro de información... Su objetivo es proporcionar a los usuarios la información que han solicitado.Se centra en los procesos de la cadena documental.
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